Como mencionei no artigo anterior aqui ficam as dicas da:

GESTÃO DO TEMPO NO TRABALHO!

1 – Faz uma Lista das tuas Atividades:

Começa o dia enumerando todas as tuas atividades, assim ficará mais fácil obter uma visão geral da quantidade de trabalho e do que deve ser priorizado.
Estipula também prazos para a conclusão de cada tarefa e procura reduzi-los com o passar dos dias. Ao longo do dia, marca o que já foi feito e no fim do trabalho, faz um rascunho dos compromissos do dia seguinte.

2 – Prioridade do Tempo

Esta é uma eficiente ferramenta, que ajuda a gerir o tempo da melhor forma. Resume-se em separar todas as tarefas por ordem de prioridade:
importantes – todas as atividades relevantes, necessárias e que trazem resultados a curto, médio ou longo prazo;
urgentes – atividades em cima da hora ou fora do prazo estabelecido; circunstanciais – atividades desnecessárias ou circunstanciais.

3 – Tem Disciplina e Comprometimento

Não adianta utilizar agendas, aplicativos ou qualquer tipo de organizador se não tiveres disciplina e te comprometeres com teus compromissos e horários. Seguir o que foi planeado é extremamente importante para obter êxito na gestão do tempo.

4 – Não deixes as Tarefas para a última Hora

O costume de deixar para realizar os afazeres quando o tempo já está no fim é comum e muito prejudicial para o rendimento, já que possivelmente o trabalho não terá tanta qualidade como quando é feito com calma.

5 – Tem Foco

Concentra-te no que é realmente importante e evita distrações fora de hora, como telefonemas pessoais, conversas paralelas e redes sociais. Quando te distrais, levas em média 15 minutos para te concentrares novamente. Para não perderes o foco, cria o hábito de terminar o que começaste antes de iniciar outra tarefa.

6 – Trabalha em Equipa

Se tiveres dificuldades para estipular o prazo sozinho, reúne a tua equipa de trabalho e lista as prioridades. Quando mais de uma pessoa está comprometida com as suas tarefas, fica mais fácil lidar com o tempo, pois um colega ajuda o outro. O trabalho em equipa pode ser muito mais rápido e prazeroso do que um trabalho que é feito sozinho e sem ajuda. Por isso, procura encontrar as pessoas certas para dividir aquele ‘Job’ que te vai levar horas, otimiza o teu tempo e faz mais tarefas em menos tempo.

7 – Delega

Pessoas que têm a sua própria empresa costumam centralizar muitas obrigações por não conhecer o potencial de seus colaboradores. Assim, é imprescindível descobrir os pontos fortes de cada colaborador e delegar o serviço. Isso otimiza a realização das tarefas e estimula a equipe. Assim como mencionamos no tópico anterior, o ideal é ter as pessoas certas a trabalhar ao teu lado, contudo, só irás descobrir de fato quem é capaz de realizar certas tarefas, ao delegar. Por isso, não tenhas medo de deixar algumas atividades nas mãos dos colaboradores, arrisca-te mais, conhece a tua equipa, vê do que ela é capaz, e ainda tem tempo para outras atividades.

8 – Organiza a tua Secretária e o teu Computador

Procura documentos, relatórios, e apresentações podes poupar bastante tempo de trabalho. Para melhorar a tua produtividade, mantem todo o material de escritório no seu devido lugar, usa divisórias para documentos e organize as pastas virtuais de maneira eficiente e prática.

9 – Deixa Espaços entre as Atividades

Sim, deves ter tempo livre na tua agenda de trabalho. Isto não quer dizer que ficarás sem produzir, mas que novas tarefas podem aparecer. Com estes espaços livres nas tuas tarefas será mais fácil fazer ajustes e para algumas emergênciais que possam surgir

10 – Descansa e Diverte-te

O corpo e a mente passam a trabalhar de forma mais lenta quando estão cansados. Para ampliar o teu rendimento e gerir a tua rotina de modo eficaz, é essencial ter uma boa noite de sono e fazer pequenos intervalos durante o trabalho para relaxar. Uma mente descansada produz em menos tempo e com mais qualidade. Estarcom a família, sair com os amigos, praticar desporto, ler, assistir a filmes, ou outro hobbie que gostes, durante as horas de folga também são atitudes que contribuem para um melhor rendimento profissional.

Seguindo estas dicas corretamente, evitarás imprevistos e stress no dia a dia. Ao adotar esses hábitos, será mais fácil respeitar os prazos, trabalhar com disposição, aumentar a produtividade e melhorar sua qualidade de vida.

Saber gerir o teu tempo é maximizá-lo!
Sandra Matos